Kuidas korraldada sündmust eriolukorras?

Viimasel aastal on suursündmuste korraldamine olnud tugevalt pärsitud, kuid ometi mitte  võimatu. Ragn-Sellsi töötajate jaoks on üheks oodatumaks sündmuseks iga-aastane Avalöök, millest võtab osa üle 200 töötaja. Eriolukorrale vaatamata, ei jäänud sündmus ka sel aasta pidamata ning koostöös sündmusturundusagentuuriga Kuusk OÜ mõeldi välja eriline ja kaasahaarav kontseptsioon.

Avalöök – sündmus enam kui 200-le töötajale

„Ragn-Sellsi pere jaoks on Avalöök alati suurt elevust tekitav sündmus. See kätkeb endas nii auhindade jagamist aasta parimatele töötajatele, maitsvat pidulauda kui ka ettevõtte möödunud aasta saavutuste tähistamist. Sündmus annab uuele aastale mõnusalt positiivse alguse, mistõttu ei tahtnud me sündmuse ära jätmisega sugugi leppida,“ räägib üks korraldajatest Kristel Targem.

Niisiis pandi pead kokku Eestis juba 1997. aastast tegutseva sündmusturundusagentuuriga Kuusk OÜ. „Meie soov on kliendile pakkuda võimalikult erilist lahendust. Seetõttu otsisime kontseptsiooni, mis inimestele korda läheks ja niigi keerulisel ajal positiivset emotsiooni pakuks,“ põhjendas kõige olulisemat lähtekohta sündmuse projektijuht Kristin Kurtna. Pärast omavahelisi mõttevahetusi jõuti ideeni, mis haaras enda alla kõik sündmuse olulised komponendid – kaasatuse, autasustamise ja pidulaua.

Piduroog ja autasud koju kätte

„Lähtuvalt riiklikust olukorrast peab nii suur sündmus arusaadavalt toimuma virtuaalselt. Küsides endalt, mis oleks aga endiselt haarav ja säilitaks elevust, otsustasime lõpuks Ringvaate sarnase eelsalvestatud videoformaadi kasuks,“ räägib Targem ning lisab, et selline otsus vajab kindlasti ka kaasahaaravat läbiviijat: „Seda suurem oli meie rõõm, kui ilma pikemalt mõtlemata nõustus projektiga kaasa tulema üheks parimaks saatejuhiks hinnatud Marko Reikop.“

Aasta töötajad, keda Ragn-Sells auhinnaga tunnustab, elavad kõik Eesti eri paigus. Niisamuti ka kõik ülejäänud üle 200 töötaja, keda sündmusele tavapäraselt oodatakse. Sellele vaatamata otsustas korraldustiim võtta ette ringsõidu ümber Eesti ning viia auhinnad ja piduroad inimestele koju kätte.

„Marko oli auhindade jagamiseks rõõmuga valmis meiega pool Eestit läbi sõitma ning ettevõtte juhi Rain Väänaga tehti stuudios ka meeleolukas intervjuu,“ räägib Kurtna, ent lisab: „Loomulikult esitas kogu protsess ka mõningaid väljakutseid. Näiteks, kuidas üllatada töötajaid auhinnaga neid eelnevalt teavitamata või kuidas korraldada auhindade jagamine, sellest tulenev logistika ja montaaž väga kitsas ajavahemikus selliselt, et sündmus endiselt värskena mõjuks?“

Lahendus, mis haaras ootuspärasest isegi rohkem

Pisikeste väljakutsetega saadi aga kenasti hakkama ning Ragn-Sellsi töötajad jäid Targema sõnul sündmusega rahule: „Mõned päevad enne Avalöögi avalikustamist saadetud piduroog, erinevates paikades filmimine ja üksikud salapärased kaadrid tekitasid palju elevust ja toredat siginat-saginat. Pidupäeval jagati tähistamisest pilte – kes koeraga, kes perega –, ning kuna salvestus oli järelvaadatav, siis nüüd sai sündmusest osa võtta veelgi suurem hulk töötajaid. Ka need, kes erinevatel põhjustel pole varasematel aastatel alati kohale jõudnud!“

Sündmuse korraldustiim:
Projektijuht: Kristel Targem (Ragn-Sells)
Projektijuht: Kristin Kurtna (Kuusk OÜ)
Logistik ja assistent: Indrek Sander (Kuusk OÜ)
Filmija: Rain Nirgi (Kuusk OÜ)
Läbiviija: Marko Reikop